使用软件管理复印、打印、扫描自动管理的好处是：

一、节省费用：每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置，比如禁止彩色复印或彩色打印的权限，或限制印量等。刷卡才能打印出来，避免了打印出文件没人取或乱取的浪费，彩色打印还可以强制用黑白输出。

二、漫游打印：不装刷卡的话，发出打印命令后如果复印机/打印机正在使用，要等用完才能输出打印件，去取打印件时，如果发现复印机/打印机故障而换设备打印，容易出现原设备故障排除后，发生重复打印的问题。装了刷卡后，可到其它复印机/打印机（包括不同品牌）刷卡输出，重新打印的麻烦和重复打印的问题，都不会发生。

三、保密打印：打印文件刷卡才输出，输出时间可自由掌握，避免输出的文件遗留在打印设备上，造成的泄密。

四、扫描便捷又安全：复印机使用刷卡扫描到邮箱时，不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了，刷卡扫描可自动将扫描件发到软件使用者帐户里预先设定好的1个或N个邮箱，既解决了扫描到共享文件夹时信息不安全的问题，又解决了传统扫描到邮箱时，要在每台复印机给每个人设置邮箱的麻烦，和设置复杂的问题，以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。（传统扫描到邮箱，人数多的时候、员工入职/离职的时候，设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐？供应商是不是怕麻烦，而没有采用比扫描到共享文件夹安全的扫描到邮箱方式？或者没有全部设置扫描到邮箱？甚至没有介绍出租的复印机可以扫描？甚至说出租的复印机不能扫描？）

五、自动统计：通过软件管理刷卡复印、刷卡打印，每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量，都自动统计到系统后台的账户，一张都跑不了，可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计，成本的细分不仅能到部门，还能精确到个人。

六、统计准确：使用量以系统管理后台的记录为准（掌握在用户手里），而不是以复印机的计数器为准（掌握在服务商手里），彻底解决租赁或全包服务中，不良供应商虚增使用量（调高计数器）的问题。

七、内容监控：可监控打印的文件名，甚至打印内容、复印内容，有效控制私用。

八、防网络阻塞：打印采用网络共享方式，打印数据先传到服务器上，刷卡时才传到打印机，不像网络打印，打印数据直接传到打印机上，在打印量大，或瞬间打印量大时，可能会阻塞网络。